ALTRE PROCEDURE NOTARILI

• Autenticazione di copie di documenti
• Traduzione e autenticazione di documenti
• Autenticazione delle firme sui documenti, delle firme depositate e dei sigilli
• La certificazione dei fatti
• Il deposito degli atti e delle scritture presentati dalle parti
• Attribuzione di data certa alle scritture presentate dalle parti
• Atti di protesto delle cambiali, dei pagherò e degli assegni
• Registrazione nell’Archivio Informatico delle Garanzie Reali Mobiliari
  
  

Autenticazione di copie di documenti

È la procedura tramite la quale il notaio pubblico a cui gli è stata presentata una scrittura o un atto originale, realizza con metodi tecnici (fotocopie) copie di essi, che certifica conforme con l'originale.
Non si può realizzare l’ autentica di copia delle scritture o dei documenti presentati al notaio in fotocopia, dei documenti su cui c'è la menzione “conforme all'originale”, dei documenti che sono già stati autenticati o documenti che la parte non possiede in originale (il caso delle sentenze).
Le sentenze vengono sempre autenticate dall’ istituzione che le ha emesse.

Traduzione e autenticazione di documenti

Il notaio pubblico che è autorizzato anche come traduttore, può effettuare traduzioni in e dalla lingua per la quale è stato autorizzato dal Ministero della Giustizia. In questo caso, la traduzione effettuata dal notaio pubblico, non deve essere sottoposta a nessuna formalità per essere valida e riconosciuta (esclusa la situazione in cui è necessaria l'apostilla o la legalizzazione).
Se la traduzione è stata effettuata da un traduttore autorizzato dal Ministero della Giustizia, che ha la firma depositata presso un ufficio notarile, le parti si possono presentare al rispettivo ufficio per richiedere l’autenticazione della firma del traduttore sulle traduzioni ricevute, anche in assenza del traduttore. In caso contrario, il traduttore autorizzato dovrà presentarsi personalmente in un ufficio notarile, dove farà prova della sua qualità presentando l'autorizzazione, prima di richiedere l’autenticazione della firma che depositerà sulle traduzioni effettuate, davanti al notaio pubblico.

Autenticazione delle firme sui documenti, delle firme depositate e dei sigilli

Sulla base di richiesta della parte, il notaio pubblico può autenticare la firma delle parti (cioè, può garantire il fatto che la firma appartiene effettivamente alla persona menzionata come sottoscritto nel rispettivo atto), solo sugli atti per i quali la legge non richiede la forma pubblica ad validitatem.
Per l’autentica della firma, le parti presenteranno gli esemplari non firmati della scrittura. Il notaio pubblico identificherà le parti, si accerterà che loro conoscano il contenuto della scrittura, dopodiché chiederà loro di firmare davanti a lui tutti gli esemplari della scrittura.
Sulla richiesta di una parte, il notaio pubblico può autenticare la firma depositata della persona che si presenterà personalmente alla sede dell'ufficio notarile e che firmerà davanti al notaio pubblico. Questa è una procedura utile nella pratica degli amministratori delle società al momento dell'apertura della ditta, per la firma depositata alla banca, ecc.
Per autenticare il sigillo, la parte lo presenterà al notaio pubblico, che, dopo aver effettuato una verifica, procederà all’autenticazione.


La certificazione dei fatti

Su richiesta di una parte, il notaio pubblico può certificare, cioè confermare come reali, i seguenti fatti che può constatare personalmente:

• il fatto che una persona sia viva
• il fatto che una persona si trovi in un certo posto
• il fatto che la persona della fotografia sia la stessa che richiede la certificazione
• il fatto che una persona, in seguito ad una citazione o notifica, si sia presentata o no in un certo giorno e ad una certa ora in un certo posto e la sua dichiarazione
• i risultati delle tombole, concorsi, lotterie pubblicitarie, organizzate da entità autorizzate in conformità con atti normativi speciali
• la certificazione dei siti, dei programmi informatici o di altri prodotti
• la certificazione di altri fatti

Il notaio pubblico può certificare anche i verbali e le decisioni delle assemblee generali degli azionisti o soci delle società, con un certificato dove sarà menzionata la data ed il luogo dell'assemblea, la firma del verbale o della decisione dal presidente dell'assemblea generale o di tutti i partecipanti. A richiesta del presidente o di una parte dei partecipanti all'assemblea generale, il notaio pubblico può stabilire l'identità dei partecipanti.

Attribuzione della data certa alle scritture presentate dalle parti

Con questa procedura, il notaio pubblico conferma che il rispettivo atto esiste dalla data alla quale gli è stato presentato, data che sarà menzionata nel documento di autenticazione emesso dal notaio, che non potrà più essere contestata da terzi. Questa procedura è utile nei casi in cui le parti che sono in possesso di una scrittura privata (sottoscritta dalle parti, senza l'intervento di un pubblico ufficiale) devono provare che la scrittura esisteva ad una certa data.            

Il deposito degli atti e delle scritture presentati dalle parti

Le parti hanno la possibilità di depositare degli atti (diversi tipi di atti pubblici o scritture private) o documenti (documenti di stato civile, sentenze, atti amministrativi, evidenze fiscali o bancarie, etc.) presso l'ufficio notarile, per un periodo più corto (alcuni giorni) o più lungo (mesi o anni) in base ai loro bisogni. Questa procedura è molto utile per le situazioni in cui le parti non si possono mettere d'accordo su quale di loro deve mantenere i rispettivi documenti (per esempio, il caso degli eredi nella procedura della successione) o quando, per motivi pratici le parti non hanno la possibilità di incontrarsi personalmente nel momento in cui questi documenti devono essere trasmessi, conformemente al loro accordo precedente (per esempio, il venditore vive fuori dal paese e deve trasmettere al compratore gli atti di proprietà in originale, alla data del pagamento integrale del prezzo della vendita).                                           

Atti di protesto delle cambiali, dei pagherò e degli assegni

Ai sensi delle disposizioni dell’art. 49 della Legge nr. 58/1934 sulla cambiale e sul pagherò cambiario e dell’art. 43 della Legge 59/1934 sugli assegni, il rifiuto di colui obbligato a pagare la somma prevista dal titolo, di accettare o pagare quella somma, deve essere accertato tramite un atto pubblico(protesto per mancata accettazione o mancato pagamento). Il protesto si deve effettuare entro i termini fissati da ogni singola legge speciale.                                       
    

Registrazione nell’Archivio Informatico delle Garanzie Reali Mobiliari
          
Ai sensi dell’art. 2 comma 1 dell’Ordinanza Governativa n. 89/2000, in merito a delle misure per l’autorizzazione degli operatori e l’effettuazione delle registrazioni nell’Archivio Informatico delle Garanzie Reali Mobiliari, con succ. modifiche ed integrazioni, l’Archivio Informatico delle Garanzie Reali Mobiliari è un sistema di evidenza delle priorità delle ipoteche mobiliari e di pubblicità, suddiviso per soggetti e beni, che garantisce la registrazione delle operazioni circa le ipoteche mobiliari, delle operazioni assimilate a queste, di altri diritti previsti dalla legge, nonchè la pubblicità degli atti giuridici previsti dalla legge.
Ogni creditore ipotecario che, per ottenere una classifica di priorità, vuol far conoscere l'esistenza di un titolo di ipoteca su un bene mobile, in base alle disposizioni del codice civile, deve consultare un operatore / agente autorizzato dell'Archivio, pagando la tassa stabilita dalla legge e la tariffa stabilita dal rispettivo operatore. La registrazione effettuata nell'Archivio dagli operatori / agenti autorizzati, trascrivendo il contenuto della richiesta compilata della parte, è nominato avviso di ipoteca.                                                                                      
Il ruolo di questo Archivio è quello di proteggere i creditori che hanno costituito ipoteche su beni mobili, iscritte nell'Archivio, così come di avvertire i potenziali creditori sui contratti firmati in un momento anteriore. L'iscrizione nell'Archivio conferisce al creditore il diritto di poter recuperare il credito pignorando il bene ipotecato dal debitore, prima dei creditori che hanno un grado ipotecario inferiore. La consultazione dell'Archivio fornisce ai creditori dati esatti per poter valutare il rischio di una transazione da concludere con un debitore.                                     
In questo momento, i seguenti uffici notarili sono agenti dell'Archivio:  http://www.co.romarhiva.ro